SHAREPOINT: LA HERRAMIENTA DE MICROSOFT PARA ORGANIZAR EL TRABAJO EN EQUIPO

SharePoint es una de las herramientas más importantes de Microsoft 365. Se usa mucho para crear intranets (páginas internas de una empresa) y para que los equipos trabajen juntos de forma ordenada. Salió en el año 2001 y desde entonces cambió la forma en que las empresas guardan y comparten su información: antes se usaban carpetas compartidas en servidores propios, y ahora todo está centralizado y se puede usar desde cualquier lugar con internet.

Dos formas de usarlo: en tu propio servidor o en la nube

Hay dos versiones de SharePoint. Una se instala en los servidores de la propia empresa. Esto da más control, pero también obliga a hacerse cargo del mantenimiento, las actualizaciones y la compra de equipos, lo que cuesta más dinero al principio. La otra versión funciona en la nube, y es Microsoft quien la administra. Se puede contratar dentro de un plan de Microsoft 365 o por separado.

Con la versión en la nube, Microsoft se encarga de todo el mantenimiento: instala las actualizaciones y arregla temas de seguridad de forma automática. Así, la empresa no necesita gastar tiempo ni dinero en mantener servidores propios.

¿Para qué sirve en el día a día?

SharePoint sirve como un lugar central donde los equipos guardan, ordenan y comparten archivos, y también se pueden crear páginas internas para comunicarse. Los usos más comunes son:

• Guardar y organizar documentos: con historial de cambios, datos extra sobre cada archivo, y permisos según quién puede ver o editar cada cosa.
• Páginas internas de la empresa: para compartir noticias, reglas de trabajo o manuales.
• Trabajo en equipo: sitios donde varias personas pueden editar y comentar los mismos documentos al mismo tiempo.
• Automatizar tareas: por ejemplo, que un documento pase por aprobación automática usando Power Automate.

Sitios de equipo y sitios para mostrar información

SharePoint tiene dos tipos de sitios. El sitio de equipo es un espacio privado donde un grupo de personas guarda archivos y organiza su trabajo diario. Se crea solo, de forma automática, cuando alguien crea un grupo en Teams u Outlook.

El sitio de comunicación, en cambio, está pensado para mostrarle información a más gente, incluso a personas de afuera de la empresa, como clientes. Ahí se muestra el resultado final del trabajo, sin mostrar los archivos ni el proceso interno.

Organizar documentos sin depender de carpetas

Una de las cosas más útiles de SharePoint es que se pueden agregar campos personalizados a los documentos, según lo que necesite cada empresa. Por ejemplo, en una carpeta de facturas se pueden agregar columnas como número, fecha o monto, y así se pueden filtrar los documentos sin depender de tener todo bien ordenado en carpetas.

También guarda un historial de cada cambio que se hace en un documento: se puede ver quién lo modificó, cuándo, y volver a una versión anterior si hace falta. Esto evita que se pierda información cuando varias personas trabajan sobre el mismo archivo, algo que pasa seguido cuando se usa un servidor de carpetas normal.

Se conecta con el resto de Microsoft 365

SharePoint no funciona solo: se conecta con Teams (los archivos que se suben a un canal de Teams se guardan en un sitio de SharePoint), con OneDrive (para tener los archivos sincronizados en la computadora) y con Power BI y Power Automate, para analizar datos o automatizar tareas sin tener que programar.

Esta conexión con otras herramientas es lo que hace que SharePoint sea más que un simple lugar para guardar archivos: la información que se guarda ahí puede usarse para aprobar cosas, armar gráficos y hacer que los procesos de la empresa funcionen mejor.

Seguridad y control de quién puede ver qué

Con la conexión a Microsoft Entra (antes llamado Azure AD), se puede decidir con detalle quién puede ver o editar cada archivo, carpeta o sitio, sin tener que compartir todo por defecto. Además, tiene una función que detecta y protege información sensible (como números de tarjetas o datos personales) para que no se comparta por error fuera de la empresa.

¿Cuándo conviene usarlo?

Tiene sentido usar SharePoint cuando una empresa necesita algo más que una simple carpeta compartida: cuando varios equipos editan y comparten documentos entre ellos y con gente de afuera, cuando hace falta saber quién modificó cada archivo, o cuando se quiere automatizar procesos como aprobaciones o revisiones.

Pero no es una solución que funcione sola para cualquier empresa. Si se empieza a usar sin antes pensar cómo van a estar organizados los sitios, las carpetas y los permisos, es fácil terminar con el mismo desorden que había antes, pero ahora en la nube. Por eso, antes de pasarse a SharePoint, conviene planear bien: qué tipos de documentos se manejan, quién necesita acceder a cada uno, y qué procesos se van a automatizar una vez que todo esté centralizado.